S obzirom na situaciju s korona virusom, mnogi mali i srednji poduzetnici će se naći u problemima sa naplatom i samim time plaćanjem svojih obaveza. Kvalitetno upravljanje cash-flowom je jako bitno kako bi prebrodili ovu krizu i nadam se da će vam ova datoteka pomoći kvalitetnije planirati prihode i rashode.
Ovu Excel datoteku (odnosno jedan sheet unutar veće Excel datoteke) koristimo već godinama unutar digitalne agencije Kontra kako bi planirali i upravljali tokom novca. Ona je prikladna za male i srednje tvrtke, pogotovo u uslužnim djelatnostima, iako se sigurno može prilagoditi i za ostale djelatnosti.
Nekoliko je pretpostavki za korištenje ove datoteke.
Stanje računa se gleda svakog 15-og i 31-og u mjesecu, znači svaka dva tjedna. Nama se to pokazalo sasvim dovoljno često, jer do 15-og na naplatu dolazi jedan dio obaveza (plaće, najam…), a do 31-og drugi dio (PDV, obaveze prema državi, kartice…). Ako vam je baš bitno možete to računati svako 7 dana ili svako 30 dana, ali vjerujem da će za veliku većinu 15 dana biti sasvim primjenjiv vremenski okvir.
U obzir je uzeto da je riječ o jednom računu u banci. Ako imate 2 ili više računa, prilagodit ćete tako da ćete ili imati 2 ovakve datoteke/sheeta ili ćete to nekako unutar jednog voditi. Također, ne uzimamo u obzir račune koje može imate u drugim valutama pa to isto možete prilagoditi; mi kada dobijemo uplatu u EUR odmah to pretvaramo u HRK.
Koliko ćete često ažurirati datoteku ovisi o vama samima i koliko pedantni volite biti. Meni se pokazalo jednom tjedno kao sasvim dovoljno.
Upute za rad sa tablicom
Excelica ima 4 glavna područja (retci) – Uplate, Najave uplata, Isplate, Najave isplata.
U stupcima su vremenski periodi od 15 dana. Konkretno, ako imate 15.1., to znači da su u tom stupcu sve uplate i isplate od 1.1. do 15.1.
Ubacio sam neke podatke do 15.3., čisto da vidite o čemu se radi (molim vas nemojte ih uzimati kao neke točne, samo sam ubacivao brojke, po ovome ispada ova tvrtka predobro posluje, ali to je zato što nisam upisao dosta troškova koje ona sigurno ima :-))
Još dodatno imamo podjeljene klijente po kategorijama (ako je kod vas primjenjivo), ali to čisto radi preglednosti. Vi trebate upisati klijente ili izvore prihoda koje imate po kategorijama i za period do 15.3. upisati što je točno bilo uplata u pojedinim intervalima od 15 dana (ili možete sve preskočiti pa krenuti od 15.3. ako vam se neda).
Ispod toga se nalaze Najave uplata. Retci su povezani sa retcima iz Uplate, znači Klijent 1 postoji i u Uplatama i Najavama uplata. Recimo da dobijete Klijent 12 na 6 mjeseci i krenuli ste raditi 1.4., izdajete račun od 5.000kn na datum 30.4. sa valutom plaćanja 15 dana. U Najave uplata za tog klijenta do 15.5. upišete 5.000kn i onda tako sljedećih 6 mjeseci, jer je to najava, još se nije ostvarilo. Kada se to ostvari i klijent vam plati do 15.5., tada taj iznos brišete iz Najava i upisujete u Uplate.
U idealnom slučaju svi klijenti su vam platili na vrijeme i nakon što završite sa upisom svega nakon 15.5. u Najavama neće biti ništa. U praksi uvijek netko zakasni i onda taj iznos samo prebacite u sljedeći stupac (do 30.5.), a onda imate informaciju tko vam kasni pa ga možete i podsjetiti :-).
Slična situacija je i kod Isplata. Ja sam vam već upisao dosta tih kategorija koje možda imate ili nemate, ali to u svakom slučaju možete urediti. Ponovno pazite da vam se povezuju Isplate i Najave isplata – ako imate neku kategoriju koja nije ovdje navedena, pazite da je imate u oba dijela. Prvo je imate kao iznos u najavama – kada platite tu obavezu brišete to iz Najava i prebacujete u Isplate.
Ista stvar kao i kod Uplata – nakon svakog perioda bi u najavama trebalo biti 0. Ako nešto niste uspjeli platiti što ste trebali, taj iznos prebacujete u sljedeći stupac i onda ga tu imate da ne možete zaboraviti.
Redak 3 i 4 služe za provjeru. U redak 3 upisujete završno stanje na bankovnom računu na svaki taj datum – to dobijete na izvodu. Kada ste upisali sve Uplate i sve Isplate, sve najave koje se nisu ostvarile su prebačene u sljedeći stupac i kada ste u redak 3 upisali završno stanje, u Provjera bi vam trebalo pisati 0 ili neki iznos jako blizu 0. Ako nije to, znači da ste nešto propustili upisati.
Samo pazite na polje D4 – tu ćete samo formulu promijeniti tako da ćete upisati i stanje računa na 1.1., to što ste donijeli u novu poslovnu godinu.
Što dalje s ovim?
- Upišite svoje kategorije prihoda i klijente
- Upišite svoje kategorije rashoda
- Ažurirajte iznose
- U najave uplata i isplata stavite sve ugovore koje imate, u Najave isplata možete staviti stvari koje su vam sigurne da ćete ih imati (najam, plaće…)
- Kontrolirajte i pazite na tok novca, vjerojatno je većini dovoljno jednom tjedno sve ažurirati
Korištenjem ove Excelice ja znam odgovor na ovo pitanje: koliko ćemo novca imati na računu 30.6. ako nam svi plate na vrijeme i ako mi platimo svoje obveze na vrijeme. Nije naravno ništa savršeno, ali onda mogu barem znati koliko imamo buffera i koliko kašnjenja klijenata možemo podnijeti.
Nadam se da će vam koristiti, a ako imate pitanja dostupan sam putem emaila i društvenih mreža LinkedIn i Facebook.
Molim vas podijelite ovaj članak na svojim društvenim mrežama kako bi pomogli što većem broju poduzetnika.